الهدف من الوظيفة:
تقديم دعم إداري عالي المستوى للكلية وضمان تنفيذ العمليات بسلاسة. يشمل الدور تنفيذ مجموعة واسعة من مهام الدعم المكتبي والأكاديمي وتنسيق الفعاليات والمشاريع والعمليات الداخلية للكلية بما يتماشى مع أهداف الجامعة.

المسؤوليات الرئيسية:

الدعم الإداري والمكتبي:

1. العمل كنقطة اتصال أولى للزوار والمكالمات الواردة إلى الكلية، وتقديم معلومات دقيقة أو تحويل الاستفسارات حسب الحاجة.
2. تنفيذ المهام الإدارية اليومية مثل إعداد المستندات، وإنشاء جداول البيانات والعروض التقديمية، وتنظيم الملفات، وإدارة المراسلات.
3. الحفاظ على سجلات دقيقة للإدارة، بما في ذلك عبء العمل لأعضاء هيئة التدريس، ومحاضر الاجتماعات، والجداول الدراسية، والتقويمات الفصلية.
4. معالجة وتتبع البريد الوارد والصادر باستخدام أنظمة وقواعد بيانات الجامعة.
5. تنظيم الاجتماعات والمواعيد حسب التعليمات، وإبلاغ المشاركين، وتنسيق الأمور اللوجستية ذات الصلة.

الدعم الأكاديمي والطلابي:

1. مساعدة أعضاء هيئة التدريس في الإرشاد الأكاديمي وإعداد تقارير الطلبة الذين هم تحت المراقبة الأكاديمية.
2. دعم إعداد جداول المحاضرات والخطط الدراسية وخطط الامتحانات ونماذج عبء العمل وتقارير الحضور.
3. توفير إرشادات دقيقة للطلبة حول الإجراءات الأكاديمية، وتسجيل المقررات، ونماذج السحب/الإضافة، وساعات تواجد أعضاء هيئة التدريس، والامتحانات غير المكتملة، وسياسات القسم.
4. التعاون مع مكتب القبول والتسجيل في الأمور المتعلقة بالطلبة عند الحاجة.

تنسيق الفعاليات واللوجستيات:

1. تنظيم فعاليات الكلية والاجتماعات والأنشطة الأكاديمية، بما في ذلك ترتيب خدمات الضيافة وتجهيز القاعات بالتنسيق مع الإدارات المعنية.
2. المساعدة في تنسيق زيارات الاعتماد الأكاديمي والمراجعات الداخلية وإعداد الوثائق ذات الصلة.

المشتريات والمخزون:

1. جمع متطلبات القسم من المعدات التقنية، الأثاث، الكتب، الصحف، البرمجيات، والقرطاسية، والمساعدة في تقديم الطلبات للوحدات المختصة في الجامعة.
2. إعداد التقارير والامتثال
3. المساعدة في إعداد التقارير والإحصائيات والوثائق المطلوبة لأغراض الاعتماد الأكاديمي وفعالية المؤسسة.

مهام أخرى:

1. تنفيذ المهام الإضافية التي توكل إليه من قبل قيادة الكلية أو المسؤول المباشر ضمن المهل الزمنية المحددة.

المسؤوليات الخاصة بالوظيفة:

الخطط التشغيلية:

1. دعم تطوير وتنفيذ الخطط التشغيلية وخطط الأعمال للكلية بما يتماشى مع التوجه الاستراتيجي للجامعة

التطوير المستمر:

1. اقتراح التحسينات على الإجراءات الإدارية وتطبيق أفضل الممارسات.

الأنظمة والتقارير:

1. استخدام الأنظمة والبرمجيات مثل Microsoft Office و Teams بكفاءة.
2. إعداد تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب تفي بمتطلبات ومعايير القسم والمؤسسة.

الخارجية:

• الجهات الحكومية والوزارات
• أولياء أمور الطلبة
• الجامعات الأخرى في الدولة

الداخلية:

• الطلبة
• أعضاء الهيئة الأكاديمية والإدارية
• القبول والتسجيل
• الإدارات التنفيذية
• الكليات الأخرى

• شهادة بكالوريوس كحد أدنى في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 2 إلى 4 سنوات في وظيفة مماثلة داخل دولة الإمارات، ويفضل في مؤسسات التعليم العالي.
• أولوية التوظيف لمواطني الدولة.

• مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية باللغتين العربية والإنجليزية.
• مهارات متميزة في التعامل مع الآخرين وخدمة المتعاملين.
• إتقان استخدام تطبيقات Microsoft Office (Word, Excel, Teams)
• مهارات تنظيم وإدارة وقت ممتازة.
• القدرة على إدارة عدة أولويات مع الانتباه للتفاصيل والالتزام بالمواعيد النهائية.
• السرية في التعامل مع المعلومات الحساسة.
• مهارات متابعة وتنسيق فعالة.
• الاحترافية، النزاهة، والمبادرة، والقدرة على العمل بروح الفريق