الهدف من الوظيفة:
تقديم دعم إداري عالي المستوى لمكتب النائب الأكاديمي، وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة، وتنسيق الوظائف المكتبية، والمساعدة في المشاريع الخاصة مثل الفعاليات الأكاديمية، والتوظيف، والتقارير الخاصة بالاعتماد الأكاديمي.

المسؤوليات الرئيسية:

الدعم الإداري والمكتبي:

1. العمل كنقطة الاتصال الأولى لزوار ومراجعي مكتب النائب الأكاديمي.
2. أداء المهام المكتبية مثل استقبال المكالمات، استقبال الزوار، إعداد الوثائق، إنشاء جداول البيانات والعروض التقديمية، حفظ الملفات الورقية والإلكترونية.
3. تنظيم الاجتماعات والمواعيد والفعاليات نيابة عن النائب الأكاديمي.
4. الحفاظ على سجلات دقيقة مثل محاضر الاجتماعات، وأعباء أعضاء هيئة التدريس، والجداول الدراسية.
5. إدارة البريد الوارد والصادر بشكل منظم، وتوثيقه باستخدام الأنظمة الإلكترونية المعتمدة.

دعم التوظيف والموارد البشرية:

1. فحص السير الذاتية والمستندات الوظيفية لتحديد المتقدمين المؤهلين.
2. إجراء مقابلات هاتفية مبدئية وتقديم نتائج وتوصيات واضحة.
3. تنسيق جدول المقابلات بالتعاون مع لجنة التعيين المركزية، وضمان جاهزية المتقدمين.
4. إبلاغ المتقدمين بآخر مستجدات طلباتهم باستمرار.

المشتريات واللوازم:

1. تجميع احتياجات القسم من المواد والأدوات، والمساعدة في تقديم طلبات القرطاسية.

التقارير والاعتماد الأكاديمي:

1. المساهمة في إعداد التقارير والتحليلات المطلوبة لأغراض الاعتماد الأكاديمي.

مهام أخرى:

1. تنفيذ أي مهام إضافية تُسند من قبل النائب الأكاديمي أو المسؤول المباشر ضمن الإطار الزمني المحدد.

المسؤوليات الخاصة بالوظيفة:

المساهمة في العمليات:

1. المشاركة في تطوير الخطط التشغيلية للإدارة/الكلية وتنفيذها بما يتوافق مع الاستراتيجية العامة للجامعة.

الأنظمة والتقارير:

1. استخدام الأنظمة والبرمجيات مثل Microsoft Office و Teams بكفاءة.
2. إعداد تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب لدعم اتخاذ القرار.

الخارجية:

• الجهات الحكومية والوزارات
• المتقدمون للوظائف
• أولياء أمور الطلبة
• الجامعات الأخرى في الدولة

الداخلية:

• الطلبة
• العمداء ورؤساء الأقسام
• أعضاء الهيئة الأكاديمية والإدارية
• القبول والتسجيل
• الإدارات التنفيذية
• الكليات الأخرى

• شهادة بكالوريوس كحد أدنى في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 2 إلى 4 سنوات في وظيفة مماثلة داخل دولة الإمارات، ويفضل في مؤسسات التعليم العالي.
• الحصول على شهادة مهنية في الموارد البشرية (مثل CIPD أو SHRM) ميزة إضافية.
• أولوية التوظيف لمواطني الدولة.

• إجادة مهارات الاتصال الكتابي والشفوي وإعداد الوثائق المهنية باللغتين.
• مهارات عالية في التعامل مع الآخرين وخدمة المتعاملين.
• إتقان استخدام Microsoft Office (Word, Excel, Teams).
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت والقدرة على أداء عدة مهام.
• الإلمام بقواعد بيانات السير الذاتية والشبكات المهنية.
• التعامل السري مع المعلومات.
• دقة عالية ومهارات متابعة فعالة.
• القدرة على العمل المستقل وتحديد الأولويات.
• الالتزام بالنزاهة والشفافية والحوكمة.
• شغف بالتميز وروح المبادرة.
• المرونة والعمل بروح الفريق.